<div dir="ltr">Hi all,<div><br></div><div style>Some of you that lurk in #committee would be aware that on your behalf I've been talking with University Theatres (UT) and have put a pencil booking in for July 6 and 7 for Winthrop Undercroft.</div>

<div style><br></div><div style>There's a number of issues to be addressed before confirming that as a venue. I think it would be valuable to get a hold on the upper floor of the refectory area (all rooms) just until we work it out. There's pros and cons to both venues, I'll try and outline some of the key points of my discussion with UT and other random thoughts in the hope they assist in making an informed decision so we can move forward and get a complete EMP and start promoting the event very soon.</div>

<div style><br></div><div style>Undercroft</div><div style>------------------<br></div><div style>Pros:</div><div style>� - One large space (no need to spread people across rooms)</div><div style>� - Toilet facilities nearby without having to go outside and wander around</div>

<div style>� - Power *should* be OK (access to 'n' 3 phase outlets that we can distribute out)</div><div style>� - Tables and chairs available from dungeon (unsure of quality,size and shape)</div><div style><br></div>

<div style>Cons:</div><div style>� - You will require a UWA staff member present to supervise the event, at this point that == me or a University Theatres front of house manager. One of these comes at a cost.</div><div style>

� - There will be a service charge, probably minimal (in saying this, there was a fee from the guild last year)</div><div style>� - Networking here is more difficult (MTL and I can try and help make it simpler)</div><div style>

� - Restricted on where Food and Bev can be served as carpet still very new and they will charge for damage.</div><div style><br></div><div style>Guild</div><div style>------------------</div><div style>Pros:</div><div style>

� - Close to clubroom</div><div style>� - Easy to network</div><div style>� - Tables and chairs are available (though vary in size and shape iirc)</div><div style>� - Had the cafe area to sell food and beverages from</div>

<div style>� - No one really cared if people spilled food etc ('cause the floor was shit already)</div><div style><br></div><div style>Cons:</div><div style>� - Power isn't as great as undercroft</div><div style>
� - Smallish room if you want big crowd</div>
<div style>� - Upstairs (so have to carry computers up, though Undercroft isn't great as its a bit of a walk from closest car park unless we arrange bollard access)</div><div style><br></div><div style>Other stuff</div>

<div style>------------------<br></div><div style>- Key points to consider with whatever venue</div><div style>� - Space</div><div style>� - Availability of tables and chairs</div><div style>� - Network</div><div style>� - Power (availability, distribution)</div>

<div style>� - Catering / Food + Bev</div><div style>� - Ticketing (esp. if cross club, online systems like TryBooking or SABOTix [cheaper])</div><div style>� - Who organises it</div><div style>� - Security of the venue (just making sure you don't get drunk randoms etc from other events on campus, doesn't need to be full blown)</div>

<div style><br></div><div style>Happy to provide whatever guidance and assistance I can with whatever venue you want. Let me know if you want the continue with UT and Undercroft and I'll do the introduction to ensure there's no misunderstandings.</div>

<div style><br></div><div style>[MRD]</div></div>