<div dir="ltr"><div>UCC Committee Meeting Minutes 2017-07-13</div><div>========================================</div><div>Attendance</div><div>----------</div><div>Attendees: </div><div>- Chris Forbes [DJF][PRESIDENT]</div><div>- Ruisi Chen [RYS] [SECRETARY]</div><div>- Alex Thatcher[AJT] [TREASURER]</div><div>- Cam Locke [DIE] [EDUCATION OFFICER]</div><div>- Zack Wong [CFE] [OCM]</div><div>- Rob Hortin [ROB] [SOCIAL OFFICER]</div><div>- Nic Coetzer [BIG] [OCM]</div><div>- Roland Kerr [EDUCATION VP] </div><div>Apologies:</div><div>- N/A </div><div>Absent:</div><div>- Arend Pramoko [KEK] [SOCIAL VP]</div><div>- Declan Tanna [DXT] [FREP]</div><div>Mentions:</div><div>- Tim Davies</div><div>=========================================</div><div>Meeting Opened 13:11</div><div>=========================================</div><div>Confirmation of minutes: </div><div>- Probably </div><div>=========================================</div><div>Committee Reports</div><div>-----------------</div><div>President&#39;s Report</div><div>- I did some stuff</div><div>- Bought the sim card for camp, got rused on shipping dates (should still be within 7 business days) </div><div>- There is talk of some broken cables, but even worst case scenario doesn&#39;t seem that bad, we can always buy a new one anyway</div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Cable is examined, [DJF] to buy new cable</div><div>- Sent email to Anton from CSSC, with any luck he&#39;s not a shitter like chris and will get back to us witin 2 months </div><div>- Set up the relay for life page </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- UCCanime is the name, the name can be improved </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- runwithtoastinmouth.exe, narutorun.exe considered (free toast considered, toast as baton lmao) </div><div>- Menu for camp, wrote up some stuff and itemised it </div><div>- Sumo robots tournament to be scheduled into camp  </div><div>Treasurer&#39;s Report </div><div>- We have money </div><div>- Cheque 4344.94 </div><div>- Mastercard 158.71</div><div>- Guild still having issues, probably still at 127.01 </div><div>- Reimbursement for hand sanitizer and chocolate done </div><div>Secretary&#39;s Report </div><div>- Brought sisters to committee </div><div>Fresher Rep&#39;s Report </div><div>- MIA </div><div>=========================================</div><div>Portfolio Reports </div><div>-----------------</div><div>Education</div><div>- UCC is still an uneducated barbarian club </div><div>- [LDT]&#39;s RPG is cancelled tonight so wants to run VIVE NIGHT tonight</div><div><span style="white-space:pre">        </span>- [DIE] informs him this is already happening</div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Assign VIVE DAY in similar manner to PIZZA NIGHT </div><div>Social </div><div>- [KEK] is not here, [ROB] speaks </div><div>- Emails have gone out for camp </div><div>- Not much planned before next semester starts </div><div>- Marketing camp, if anyone has additional things to the camp itinerary add it in so [ROB] and [KEK] are aware of changes </div><div>- [ROB] to get first aid kit for camp </div><div>-  Long discussion about which mahcine should get windows key during [ROB]&#39;s report </div><div>OCM&#39;s </div><div>- N/A </div><div>=========================================</div><div>Machine Technical Reports </div><div>-------------------------</div><div>Servers </div><div>- Servers are serving, no issues known </div><div>Desktops </div><div>- Waiting for Tim Davies re: possible new graphics card for CORYDORAS </div><div>- Continuation of discussion from [ROB]&#39;s social report </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- dual boot for CAAN </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Motion to make CAAN a dual boot machine </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Motion passed with 2/3 majority </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- [DIE] and someone who can read a wiki to do this </div><div>Others </div><div>- NONE </div><div>=========================================</div><div>New Equipment </div><div>-------------</div><div>- keyboards and stuff from guild, that probably don&#39;t work </div><div>- Keyboards to test </div><div>- (free) Apple keyboards, ethernet cables, stationary</div><div>- e-waste tip collected JULY 26th </div><div>=========================================</div><div>Drink and Snack Reports </div><div>-----------------------</div><div>- Food run should happen, get a bunch of stuff for camp as well </div><div>- [AJT] and [DIE] to food run for camp </div><div>========================================</div><div>External Affairs (Mail, Guild, SOC) </div><div>-----------------------------------</div><div>- Mail hasn&#39;t been checked </div><div>- Need to send BIG LOOBZ a message about busy bee dates</div><div><span style="white-space:pre">        </span>- [DJF] to message Jack Looby </div><div>=========================================</div><div>Events </div><div>------</div><div>- CAMP </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- It&#39;s happening, BUY YOUR TICKETS </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- $90 for students </div><div>=========================================</div><div>Action Items</div><div>------------</div><div>- NONE </div><div>=========================================</div><div>General Business</div><div>----------------</div><div>- [LDT] what&#39;s going on with some of these membership forms </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Sorted through some of them during meeting </div><div>- Clubroom presentation and social ettiquette in clubroom discussed </div><div>- Ordinary General Meeting </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- To be scheduled for after club carnival</div><div>- UCC looks gross, what can we do?  </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Vacuum the floors </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- [BIG] to investigate plastic mats to protect floors </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Varnish floors over summer (TBA) and then add floor protectors (perhaps: rug/plastic floor mats) </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Clear out clutter in various club spaces </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Server room doors could be cleaned and replainted (concern for nostalgia stickers considered)</div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Summer project: Clean UCC thoroughly </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Budgeting options to be looked at during OGM </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- [DJF] to talk to LOOBY about possible assistance from GUILD </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Switch pin board and whiteboard for better placement of </div><div><span style="white-space:pre">        </span>- Discussion of possibly making the door to OLDunigames operable, doesn&#39;t seem like a good idea from a security and functionality standpoint </div><div>- Server stuff on shelves to be skipped on the 25th of JULY (day after camp, final notice to be given at camp)</div><div><span style="white-space:pre">        </span>- If anyone wants anything from the shelves, please take </div><div><br></div><div>=========================================</div><div>Current Action Items </div><div>--------------------</div><div>- [DIE] to clean up book shelves (reorganised and wiped down)</div><div>- [DIE] to schedule sumo robots into camp itinerary </div><div>- [DIE] and someone who can read UCC WIKI to make CAAN dual boot </div><div>- [AJT] to send camp itinerary to committee  </div><div>- [AJT] to go on food run for camp </div><div>- [DJF] to buy new cable </div><div>- [DJF] to message Jack Looby re: Busy Bee and Floors </div><div>- [BIG] to investigate plastic mats for floors </div><div>=========================================</div><div>Meeting Closed 14:21 </div><div>=========================================</div></div>