<div dir="ltr">UCC Committee Meeting Minutes 2018-03-12<br>========================================<br><br>Attendance:<br>===========<br>Present:<br>--------<br>- [DJF] Chris Forbes         [President]<br>- [LDT] Roland Kerr            [Education VP]<br>- [AJT] Alex Thatcher          [Treasurer]<br>- [CFE] Zack Wong             [OCM]<br>- [JWB] William Chesnutt    [Fresher Rep]<br>Late:<br>-----<br>- [KEK] Arend Pramoko        [Social VP]<br><br>Apologies:<br>----------<br><br>Absent:<br>-------<br>- [ROB] Rob Hortin          [Social Officer]<br>- [DIE] Cam Locke           [Education Officer]<br>- [BIG] Nic Coetzer            [OCM] <br>- [CHS] Oscar Hermoso        [CHS]<br><br>Mentioned:<br>----------<br>- [GOZ] Andrew Gozzard<br>- [JDN] Jordan Meerwald<br>Meeting opened 1342<br><br>Confirmation of minutes from previous meeting<br>=============================================<br>- Not uploaded (yet again)<br><br>=================<br>Committee Reports<br>=================<br>President's Report<br>------------------<br>- Rescheduled AGM<br>- Helped out at fresher welcome<br><br><br>Secretary's Report<br>------------------<br>- Not here<br><br>Treasurer's Report<br>------------------<br>- We have money<br>- Cheque: 4143, Mastercard: 328, Guild: 1425.<br>- Put 1200 into cash reserve to account for inflation on term deposit, as per special resolution.<br>- O'day grant went in on Monday the fifth.<br>** Motion to reimburse [LDT] $105.45 for printing of fresher guides for O'day<br>    * Moved by [AJT], second [CFE], passes unanimously.<br>** Motion to reimburse [JDN] $8.00 for O'Day supply of ice.<br>    * Moved by [AJT], second [LDT], passes unanimously.<br>- Reimbursals are in a backlog due to no minutes.<br><br>Fresher Rep's Report<br>--------------------<br>- Fresher welcome happened.<br>    - Stayed around a while which is good.<br>    - Machine keys still have not been put back.<br>    - Discussion about how vive isn't fantastic in hot weather.<br>    <br>=================<br>Portfolio Reports<br>=================<br>Education<br>---------<br>- Learn to Linux event was successful.<br>- [GOZ] has offered to run it again so long as committee ar ok with it as per member request.<br>    - Would be nice to run it before committee changover<br>    - May have been so successful due to how early it was advertised, encore event doesn't have as much time to do this.<br>    - Probably best to have it occur shortly after commitee changover. (Lead in of one week or so in terms of notice).<br>    - [LDT] to get in touch with [GOZ] to run at tuesday/wednesday next week, at about 5-6.<br>    - Discussion about whether or not having it on the same day as AGM is ok ensues<br>    - Can advertise this event at the AGM<br>> [KEK] arrives 1354<br><br>- No point to run 3D printing event yet.<br>Social<br>------<br>- "[KEK] doesn't know what happened because he was too busy sitting on his ass at home" - [DJF]<br>- [ROB] absent<br><br>=========================<br>Machine Technical Reports<br>=========================<br>Servers<br>-------<br>- Serving<br>- [CFE]: Aircon is not working.<br>    - [BOB] will be coming in tonight and will probably give his ideas on the issues then.<br>    - Discussion about warrantee.<br>        - [LDT] confident that it will still be under a warrantee period as per Australian Consumer Law.<br>        - [JWB] strongly disagrees and believes that our use falls well outside of reasonable use.<br>    - [LDT] to try and get the warrantee honoured.<br>    - Replacement cost is approximately $1.2k<br>    ** Motion to budget $150 for the inspection of the AC, and, if required, a further $150 to repair it. If unable to be repaired, budget $1500 to purchase a new aircon unit.<br>        * Moved by [AJT], second [JWB].<br>        * Five for, one abstain, none against. Motion passes.<br>Network<br>-------<br>- Working<br><br>Desktops<br>--------<br>- No toner in printer.<br>    ** Motion to budget $80 to purchase two toner cartridges<br>        * Moved by [AJT], second [DJF], passes unanimously.<br>    [LDT] to purchase toner.<br>=============<br>New equipment<br>=============<br>- No<br><br>=================<br>Drinks and Snacks<br>=================<br>- Fine for the moment<br>- [KEK] wants Oreos.<br>    - Go buy them then.<br>    <br>================<br>External Affairs<br>================<br>Mail<br>----<br>- Not checked.<br><br>Guild/SOC<br>---------<br>- SOC meeting Wednesday the 14th at 5, need to send President and Secretary.<br>    - [DJF] and [JWB] to attend.<br>- [CFE] to go to treasurer training on Wednesday (14th).<br>- Prosh <br>    - Cameron Hall theme is "monster mash".<br><br>    <br>Other Entities<br>--------------<br>- [DJF] sent an email to UWA photog club informing them of what needs to happen, no reply.<br><br>======<br>Events<br>======<br>- Quiz night will be may 11th (which is a Friday).<br>- We should set a LAN for the 6th/7th of April.<br><br>============<br>Action Items<br>============<br>- [DJF] has rescheduled the AGM<br><br>================<br>General Business<br>================<br>- Machine keys not put back<br>    - Need to talk to [CHS] about that<br>- Freshers need to clean up after themselves.<br>    - Talk to anyone making a mess that they can't do that.<br>- [GOZ] sent an email concerned about how no membership forms are in memberDB.<br>    - [DJF] threatens to door any commitee member in the clubroom playing games who hasn't done forms.<br><br>Meeting closed at 1444<br>  <br>Current Action Items<br>====================<br>- [LDT] to purchase toner.<br>- [LDT] to try and get the warrantee honoured on the aircon.<br>- Everyone on commitee to pitch in and help with putting forms in memberDB.<br></div>