<html><body><div dir="ltr"><div>

    </div><div><div dir="ltr">Hi Kelvin,</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">Is there any update on this now that the Surveillance Policy is in effect?</div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">Kind Regards,</div><div dir="ltr">Grace Fowler</div><div dir="ltr">UCC President 2024</div>

    <div id="ms-outlook-mobile-signature"><div><br></div>Get <a href="https://aka.ms/o0ukef">Outlook for iOS</a></div>

<div> </div><hr style="display:inline-block;width:98%" tabindex="-1"><div id="divRplyFwdMsg" dir="ltr"><font face="Calibri, sans-serif"><b>From:</b> committee <committee-bounces@ucc.gu.uwa.edu.au> on behalf of Gearoid O'Donovan <treasurer@ucc.asn.au><br><b>Sent:</b> Wednesday, September 11, 2024 2:26 pm<br><b>To:</b> Kelvin Lee <kelvin.lee@guild.uwa.edu.au><br><b>Cc:</b> committee@ucc.asn.au <committee@ucc.asn.au><br><b>Subject:</b> [committee] UCC Webcam Management<div> </div></font></div>Hi Kelvin,

<br>

<br>Apologies for the delay in approaching you for this, it's been very 

hectic the past two months.

<br>

<br>

<br>Our plan for implementation is below:

<br>

<br>So the new Surveillance Policy enacted by Guild will be affecting us, 

<br>alongside our hosting for Unigames' and UniSFA's webcams. The new 

<br>requirements mean that webcam/security cam archives must be private, 

<br>that they must be kept for a minimum of 30 days and maximum of 90 days, 

<br>and that access to the archives must be logged and go through Guild 

before access is permitted. Please clarify if I am missing something here.

<br>

<br>The website for the live feed and archives can easily be disabled, 

that's not a problem.

<br>

<br>The current way our cams are stored is that every 6 seconds, we pull the 

<br>current image from the webcams, and store this on our servers. These 

<br>webcams are only accessible inside the UCC network, so if they were to 

stay then the storage would likely have to stay inside UCC.

<br>

<br>Currently this is stored on our file server, which can be accessed by 

<br>our main user server (which performs the image retrieval processes) and 

our webserver.

<br>

<br>To lock down access, I suggest that we instead move this process and 

<br>storage to a new VM (hosted inside UCC), where any access can be logged 

stringently, and which we can make accessible to Guild IT.

<br>

<br>Realistically, our sysadmin team will have to have access to the VM for 

<br>security purposes, and to make sure it remains working, but this access 

<br>policy can extend to them and we can log what files they access to 

<br>monitor this. We also have our strict ethical guidelines for our 

<br>sysadmins, which violation of can result in swift removal of access and 

priviliges.

<br>

<br> From there we can also automate clearing of the archives, to maintain 

compliance with the new policy.

<br>

<br>IMPLEMENTATION PLAN END

<br>

<br>

<br>Our two primary questions are:

<br>

<br>- Are we permitted to continue our hosting agreement for UniSFA's and 

<br>Unigames' cameras? They also have a security purpose there and they have 

<br>shown verbal interest in continuing to have them, even if the public 

feed goes down.

<br>

<br>- Would we be able to retain some of our old archives for historical 

<br>purposes? They are a good record of our time in Cameron Hall, especially 

<br>as we celebrate our 50th anniversary next week, and 30 years in Cameron 

Hall.

<br>

<br>

<br>If you have any questions or suggestions for implementation or 

otherwise, do not hesitate to contact me or the rest of committee.

<br>

<br>

<br>Kind regards,

<br>Gary O'Donovan

<br>

<br>

<br>_______________________________________________

<br>List Archives: http://lists.ucc.gu.uwa.edu.au/pipermail/committee

<br></div></div></body></html>